KolayPeyk sayesinde, personele iletilen evraklar dijitalleşiyor

İş kanunları kapsamındaki kayıt ve belgeleri dijitalleştiren KolayPeyk Platformu, işverenlerin yükümlülüklerini kanuni açıdan ispatlamalarını sağlıyor. İşverenler, çalışanlarına yaptıkları yazılı bildirimlerini KolayPeyk Platformu üzerinden yaptıklarında, mevzuatta öngörülen yükümlülüklerini yerine getirmiş oluyorlar ve zaman damgalı olarak gönderilen tüm belgeler, resmi evrak niteliği taşıyor.

KolayPeyk Platformu ile personel yönetimi süreçlerindeki tüm evrakların dijitalleştiğini ve ayrıca kağıt döküm almaya gerek kalmadığını kaydeden Kolaysoft Teknoloji AŞ Kurumsal İş Geliştirme Uzmanı Derya Gökkaya, şunları söyledi:

“KolayPeyk Platformu üzerinden iş kanunları gereği personele tebliğ edilmesi gereken; ücret, hesap pusulaları, puantaj, sözleşme, ihtar, iş güvenliği, KVKK bildirimleri, izin onayları gibi bildirimler e-imza ile imzalanıp, TÜBİTAK zaman damgası ile mühürlenerek çalışanlara tebliği yapılıyor. Yine, aynı platform üzerinden, personel kendisine gelen bildirimi TÜBİTAK zaman damgası ile mühürleyerek onaylıyor. TÜBİTAK zaman damgası; belli bir verinin belirtilen bir tarihte var olduğunu kanıtlar. Zaman damgası sunucusu, zaman damgalarını imzalamak için açık anahtar teknolojisini kullanarak, verinin bütünlüğünü ve belirli bir tarihteki varlığını onaylar. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na göre zaman damgası, bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kaydı ifade ediyor. KolayPeyk Platformunda, verilerin ispatı noktasında zaman damgası esas alınıyor, gönderilen bildirimler ve gönderilen bildirimlerin onayı resmi evrak statüsüne ulaşıyor ve bu evraklar T.C. Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı ve T.C. Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) tarafından kabul edilmektedir” dedi.

KolayPeyk, işletmelere hangi faydaları sunmaktadır?

KolayPeyk Platformunun dijital olduğunu ve pandemi döneminde kağıt temasını önlediği için dünyanın dikkatini çektiğini ifade eden Kolaysoft Teknoloji AŞ Kurumsal İş Geliştirme Uzmanı Derya Gökkaya, aynı zamanda IASP (Uluslararası Teknoparklar Birliği) tarafından inovatif ürünler içerisinde dünyaya ilan edildiğini anlattı.

KolayPeyk’in işletmelere sağladığı faydalara değinen Derya Gökkaya, konuşmasına şöyle devam etti:

“KolayPeyk ile çalışan işletmeler; etkili bir zaman yönetimi sağlamanın yanı sıra, gönderdikleri belgeleri hukuki bir statüye kavuşturuyor. Gönderilen belgeler, hukuki delil niteliği kazanıyor. Bu sistem ile arşivleme derdi ortadan kalkıyor ve geleneksel uygulamanın yarattığı kargo, kağıt ve toner, bordro nüshaların arşivlenmesi v.b. süreçlerin yol açtığı işgücü ve maliyet gibi giderlerin de önüne geçiliyor. İşletmelere kontrol kolaylığı sağlarken, her geçen gün gelişen İnsan Kaynakları (İK) yönetimine teknolojik destek sağlanarak, tüm İK süreçlerini hızlandırıyor. Zaman, maliyet, hukuki nitelik kazandırması gibi birçok teknolojik imkanı sağlıyor” diye konuştu.

KolayPeyk'in modülleri nelerdir?

*Bordro: Ay sonlarında düzenlenen personel bordroları, bordro sahiplerine bildirilmek zorundadır. Bu bordrolar, KolayPeyk üzerinden personellere gönderilip, personelden resmi olarak tebliğ onayı alınabilmektedir.

*Özlük İşlemleri: Fiziki ortamda tutulan personel özlük dosyaları, KolayPeyk sayesinde elektronik ortamda saklanabilmektedir.

*Sözleşme: Çalışanlarla ile yapılan tüm sözleşmeler KolayPeyk üzerinden yapılabilmektedir. KolayPeyk üzerinden yapılan bu sözleşmeler yasal hale gelmektedir.

*KVKK/Tüm Bildirimler: Personelle ilgili tüm bildirimler (KKVK, Covid-19 v.b.), KolayPeyk üzerinden yasal olarak yapılabilmektedir.

*Savunma/İhtarlar: Çalışanların savunmaların alınması, gerektiğinde ihtar gönderilmesi işlemleri KolayPeyk üzerinden yapılabilmektedir.

*Maaş/Prim/Hedef Performans: Çalışanların, ay sonlarında düzenlenen bordroya bağlı olarak oluşan puantaj, ücret hesap pusulası v.b. bildirimleri işletmeler tarafından, KolayPeyk üzerinden gönderilebilmektedir.

*İş Güvenliği Bildirimleri: İşletmelerin iş güvenliği uzmanları KolayPeyk üzerinden yetkilendirilebilmektedir. Yetki verilen iş güvenliği uzmanları, iş güvenliğine ilişkin tüm belgeleri KolayPeyk sistemi üzerinden gönderebilirler.

*Mazaret İzni/Yıllık İzin/Görevlendirme/Avans Talep vb Talep Formları: Çalışanlar, izin talep formalarını, avans talep formlarını, seyahat talep v.b. formlarını KolayPeyk üzerinden yönetici onayına gönderebilirler.

*Anlık Form Tasarlama: İşletmeler anlık olarak, doküman, anket ve form tasarımlarını, KolayPeyk üzerinden yapabilirler. Bu belgeler istenildiğinde, personel onay akışına dahil edilerek personele iletilebilir. Bu belgeler, excell formatına dönüştürülerek, istenilen raporlar oluşturulabilir. Örnek olarak; firmalar personellerinin kronik rahatsızlığı olup olmadığını öğrenmek amacıyla formlar oluşturabilirler.